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Office XP在易用性、實(shí)用性和協(xié)同工作等方面作了諸多的改進(jìn)，這無疑會(huì)使微軟公司在辦公軟件領(lǐng)域的霸主地位更加鞏固。下面就請(qǐng)跟我一起來領(lǐng)略一下Office整體來說，Office XP對(duì)舊版本所作的改進(jìn)和新增的功能大致可分為：安裝和界面的改進(jìn)、實(shí)用性的改進(jìn)、安全性的改進(jìn)、網(wǎng)絡(luò)功能的改進(jìn)和其他一些相關(guān)的改進(jìn)。
安裝和界面的改進(jìn)
1．更智能的安裝
Office XP的安裝界面更加漂亮，Office XP的安裝過程更加智能化，給用戶更大的自由度和靈活性，軟件的可定制能力明顯增強(qiáng)。安裝程序?qū)τ谙到y(tǒng)的依賴性明顯弱化，無需重啟即可完成安裝過程便說明了這一點(diǎn)。而且智能安裝功能可以在安裝過程開始時(shí)檢測(cè)用戶已經(jīng)在硬盤上安裝了哪些Office應(yīng)用程序，并將Office XP的相應(yīng)部分安裝。
Office XP的Custom Installation Wizard（自定義安裝向?qū)В┰试S用戶在安裝過程中將Office組件刪除、為不同的Office應(yīng)用程序設(shè)定安全級(jí)別。同時(shí)，Outlook設(shè)置的自定義過程也有了很大的變化。
Office XP安裝的速度非?？欤麄€(gè)套件的安裝時(shí)間不超過25分鐘。并且Office XP的開發(fā)者十分注重應(yīng)用程序的安全性，崩潰的執(zhí)行文件會(huì)由應(yīng)用程序本身自動(dòng)修復(fù)，因此用戶不需要把應(yīng)用程序卸載后再重新安裝。
2．清新的界面
Office XP的界面去掉了以往版本中一些令人不舒服的部分，整體上給人以清涼舒適的感覺。
首先是“水色”的風(fēng)格設(shè)計(jì)。這種精心設(shè)計(jì)的界面，帶給操作者以身臨大自然般的寧靜與隨意，從心理上令人感到輕松，無形中為使用者減輕了工作帶來的壓力。其次是缺省模式隱藏“Office助手”。這個(gè)形如“曲別針”的小東西曾經(jīng)帶給微軟幾多歡喜幾多憂。
這種視覺上的改進(jìn)還表現(xiàn)在字距、背景色和前景色等方面，感覺比以往的版本好了許多。從視覺上的第一效果來看，微軟在美化界面方面下的工夫的確很有效，原來的用戶不會(huì)感到十分陌生，新用戶也不會(huì)無所適從，增加了軟件的親和力。
實(shí)用性的改進(jìn)
此次推出的Office XP其實(shí)并沒有新增多少功能，因?yàn)?/span>微軟相信Office 2000的功能就已經(jīng)強(qiáng)大到能夠應(yīng)付大部分用戶的日常應(yīng)用，所以Office XP的亮點(diǎn)其實(shí)是在于微軟做了諸多的工作以使得Office XP使用起來更方便，也就是說Office XP比Office 2000更加的實(shí)用。
1．智能標(biāo)記
在整個(gè)Office XP的環(huán)境中，隨處可見智能標(biāo)記（SmartTag）。這是一組跨越各種應(yīng)用軟件的共享信息按鈕。當(dāng)用戶移動(dòng)鼠標(biāo)使光標(biāo)放在帶有智能標(biāo)記的字詞之上時(shí)，智能標(biāo)記按鈕就會(huì)自動(dòng)彈出來，工作方式與大家熟悉的屏幕詞典相似。比如我們?cè)?/span>Word中粘貼了一段文字之后，插入的段落后會(huì)出現(xiàn)一個(gè)粘貼按鈕的圖標(biāo)。將鼠標(biāo)在標(biāo)簽上停留一會(huì)，則可以通過下拉菜單的三角標(biāo)記進(jìn)行保留源格式、匹配目標(biāo)格式、僅保留文本和應(yīng)用樣式或格式的操作。
對(duì)于機(jī)構(gòu)用戶來說，智能標(biāo)記真正的潛在價(jià)值在于可擴(kuò)展性。企業(yè)機(jī)構(gòu)可以開發(fā)自己的智能標(biāo)記，例如讓文檔中所有的產(chǎn)品名稱都伴隨有產(chǎn)品的性能、價(jià)格和銷售信息，甚至通過為每個(gè)銷售人員配備不同的智能標(biāo)記，讓同一份文件顯示出對(duì)每位成員有不同參考價(jià)值的信息。微軟提供了一個(gè)智能標(biāo)記軟件開發(fā)包（SmartTag Software Development Kit），用來支持開發(fā)工作。
2．任務(wù)窗格
任務(wù)窗格是Office XP中新增加的一個(gè)功能特性，它是在主程序界面右側(cè)的一個(gè)可折疊窗口，集中了一些你平時(shí)經(jīng)常用得到的操作。利用這個(gè)窗口可以方便地打開或者新建Office文檔、直接在本機(jī)或者通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)模板管理功能，甚至不用離開Office應(yīng)用程序和正在編輯的文檔就可以查找文件。而且使用的組件不同，新建文檔窗口中的內(nèi)容也不盡相同。一個(gè)任務(wù)窗格可以包含一個(gè)或多個(gè)頁面，每個(gè)頁面可以分成若干個(gè)區(qū)。Office XP允許開發(fā)人員通過編程來操作任務(wù)窗格，讓它完成特定的功能，例如顯示窗格、折疊和打開窗格，也可以在窗格中加入一些客戶化的信息。
任務(wù)窗格的設(shè)計(jì)使原來許多不為用戶所知或者不易調(diào)用的命令使用起來更加方便了，因?yàn)樵S多常用的命令可以放在這里，真正可謂唾手可得。
3．改進(jìn)的剪貼板
Office XP的剪貼板最多可以記憶24次復(fù)制的內(nèi)容，其數(shù)量比前作有了一倍的提高，這讓我們?cè)谧珜懳臋n的時(shí)候能夠同時(shí)復(fù)制更多的內(nèi)容。再者，所有復(fù)制下來的信息的內(nèi)容、文字的扼要、圖片的縮略圖等都會(huì)在窗口右邊的區(qū)域中按次序排列顯示，因此看起來很清楚，也可以根據(jù)自己的實(shí)際需要有選擇的粘貼或者刪除。
4．不再煩人的“幫助”
Office XP在菜單欄的右側(cè)增加了一個(gè)供用戶“提出問題”的輸入框。在里面輸入有關(guān)Office程序的問題時(shí)，可以查看選項(xiàng)列表，閱讀“幫助”主題。它在很大程度上代替了“Office助手”功能。
其實(shí)這個(gè)改進(jìn)主要是針對(duì)很多用戶抱怨以前版本中Office助手特別礙手礙腳而設(shè)計(jì)的。在Office 97第一次帶來Office助手時(shí)，很多用戶就抱怨它總是礙手礙腳。微軟在Office 2000中做了些修正，讓它更便于隱藏，但針對(duì)它的指責(zé)仍不絕于耳。
5．語音操作
在Office XP中集成了語音操作的方式，經(jīng)過短暫的機(jī)器語音培訓(xùn)之后，我們就可以直接通過聲音來輸入文檔的內(nèi)容，或者是實(shí)現(xiàn)對(duì)段落格式設(shè)置、字體更改的操作，更能夠控制Office XP中的菜單、工具欄和對(duì)話框項(xiàng)，讓語音幫助你打印文檔、保存文件。
相對(duì)于鍵盤輸入和鼠標(biāo)操作來說，語音方式實(shí)在是有些“年輕”，它們可以使Office XP顯得更加引人入勝，但仍然有人懷疑其實(shí)用性。根據(jù)我們看到的情況，對(duì)于不熟悉中文打字的用戶來說，語音聽寫功能還是很有意義的。如果您的中文打字水平在中等以上，可能不會(huì)喜歡它。
6．手寫輸入
Office XP還允許用戶通過手寫板書寫文稿，并且可以把手寫文稿直接輸入到Office應(yīng)用程序。用戶既可以讓Office應(yīng)用程序將手寫文稿識(shí)別為印刷體的電子稿并保存為Office文件，也可以將其仍以手寫體保存。OfficeXP支持中文、日文、韓文的手寫識(shí)別。
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